Digitalizované účetní podklady a zákonný formát auditní stopy

Každý digitalizovaný obsah určený pro účetnictví musí obsahovat auditní stopu (automaticky a chronologicky zaznamenanou sadu záznamů o aktivitách, která slouží jako důkazní materiál). Aplikace e-Účto splňuje veškeré zákonné náležitosti auditní stopy jak u hotovostních, tak u karetních plateb: věrohodnost původu, čitelnost a neporušitelnost obsahu.

1. Hotovostní transakce při nákupu v kamenném obchodě Věrohodnost původu:
Daňovým dokladem je fotografie účtenky nahraná v aplikaci e-Účto. Hotovostní transakce jsou párovány na základě vyúčtování hotovostních výdajů. Fotoúčtenka obsahuje veškerá metadata, a to včetně logu změn, které provedete v aplikaci. Samozřejmostí je obsah údajů z EET. Je také vedena jako daňový doklad v kontrolním hlášení k DPH.
Čitelnost:
Daňové doklady jsou uchovávány jako fotoúčtenky či dokumenty v .pdf a jiných formátech, které umožňují dlouhodobou archivaci. Každá úprava dokumentu je zaznamenána a uchovávána (jakožto metadata souboru) pro auditní účely a průkaznost. Nečitelné doklady je třeba naskenovat opakovaně.
Materiály musí být plně čitelné na obrazovce všech elektronických zařízení v programech určených pro zobrazení obrázků.
Neporušitelnost obsahu:
Materiály jsou uchovávány ve formátech umožňujících dlouhodobou archivaci. Veškeré účetní doklady obsahují související metadata, která dokládají věrohodnost původu. V případě nahrání nové verze dokumentu se všechny změny uchovávají v logu. Celý proces musí být doložitelný, proto je zachována také vazba na výpis transakcí včetně souvisejících metadat.

2. Hotovostní transakce při nákupu online
Věrohodnost původu:
Daňovým dokladem je elektronická faktura nebo zjednodušený daňový doklad, které byly vystaveny i předány v elektronické podobě, nedochází tedy ke konverzi. Hotovostní transakce jsou párovány na základě vyúčtování hotovostních výdajů. Faktura obsahuje veškerá metadata, a to včetně logu změn, které provedete v aplikaci. Samozřejmostí je obsah údajů z EET. Je také vedena jako daňový doklad v kontrolním hlášení k DPH.
Čitelnost:
Daňové doklady jsou uchovávány jako fotoúčtenky či dokumenty v .pdf a jiných formátech, které umožňují dlouhodobou archivaci. Každá úprava dokumentu je zaznamenána a uchovávána (jakožto metadata souboru) pro auditní účely a průkaznost. Nečitelné doklady je třeba naskenovat opakovaně. Materiály musí být plně čitelné na obrazovce všech elektronických zařízení v programech určených pro zobrazení obrázků.
Neporušitelnost obsahu:
Materiály jsou uchovávány ve formátech umožňujících dlouhodobou archivaci. Veškeré účetní doklady obsahují související metadata, která dokládají věrohodnost původu. V případě nahrání nové verze dokumentu se všechny změny uchovávají v logu. Celý proces musí být doložitelný, proto je zachována také vazba na výpis transakcí včetně souvisejících metadat.

3. Transakce platební kartou na bankovním platebním POS terminálu
Věrohodnost původu:
Daňovým dokladem je fotografie účtenky nahraná v aplikaci e-Účto. Tato fotoúčtenka je dále spárovaná s karetní transakcí ve vašem bankovním výpisu, tedy obsahuje shodný čas a datum transakce, celkovou částku a jméno obchodníka. Fotoúčtenka obsahuje veškerá metadata, a to včetně logu změn, které provedete v aplikaci. Samozřejmostí je obsah údajů z EET. Je také vedena jako daňový doklad v kontrolním hlášení k DPH.
Čitelnost:
Daňové doklady jsou uchovávány jako fotoúčtenky či dokumenty v .pdf a jiných formátech, které umožňují dlouhodobou archivaci. Každá úprava dokumentu je zaznamenána a uchovávána (jakožto metadata souboru) pro auditní účely a průkaznost. Nečitelné doklady je třeba naskenovat opakovaně. Materiály musí být plně čitelné na obrazovce všech elektronických zařízení v programech určených pro zobrazení obrázků.
Neporušitelnost obsahu:
Materiály jsou uchovávány ve formátech umožňujících dlouhodobou archivaci. Veškeré účetní doklady obsahují související metadata, která dokládají věrohodnost původu. V případě nahrání nové verze dokumentu se všechny změny uchovávají v logu. Celý proces musí být doložitelný, proto je zachována také vazba na výpis transakcí včetně souvisejících metadat.

4. Transakce platební kartou u online obchodníka
Věrohodnost původu:
Daňovým dokladem je elektronická faktura nebo zjednodušený daňový doklad, které byly vystaveny i předány v elektronické podobě, nedochází tedy ke konverzi. Tato faktura či daňový doklad jsou dále spárovány s karetní transakcí ve vašem bankovním výpisu, tedy obsahují shodný čas a datum transakce, celkovou částku a jméno obchodníka. Faktura obsahuje veškerá metadata, a to včetně logu změn, které provedete v aplikaci. Samozřejmostí je obsah údajů z EET. Je také vedena jako daňový doklad v kontrolním hlášení k DPH.
Čitelnost:
Daňové doklady jsou uchovávány jako fotoúčtenky či dokumenty v .pdf a jiných formátech, které umožňují dlouhodobou archivaci. Každá úprava dokumentu je zaznamenána a uchovávána (jakožto metadata souboru) pro auditní účely a průkaznost. Nečitelné doklady je třeba naskenovat opakovaně. Materiály musí být plně čitelné na obrazovce všech elektronických zařízení v programech určených pro zobrazení obrázků.
Neporušitelnost obsahu:
Materiály jsou uchovávány ve formátech umožňujících dlouhodobou archivaci. Veškeré účetní doklady obsahují související metadata, která dokládají věrohodnost původu. V případě nahrání nové verze dokumentu se všechny změny uchovávají v logu. Celý proces musí být doložitelný, proto je zachována také vazba na výpis transakcí včetně souvisejících metadat.
Rychlý kontakt 24/7 office@digitalpayments.cz +420 777 698 352